総務の負担を減らす「セプト！」の３つの使い方

会社内の業務を円滑に進めるため、さまざまな庶務を行う総務。社内の要望をヒアリングしたり、情報収集や書類作成をしたり、何かと細かい作業が発生しがちです。

また、業務に必要な知識を持つことはもちろん、タスクの優先順位を見極めて複数の業務を並行して進めることも求められます。

今回は、総務の仕事で負担となりやすい課題を3つあげて、「セプト！」でどのように効率化できるかをご紹介します。

課題1：契約手続きに伴う確認・連絡の多さ

総務で負担となりやすいのは、契約関連の業務です。社員の雇用契約や会社間で行われる取引、業務委託などあらゆる契約が発生します。

総務の仕事は、都度発生する契約書類の確認や、契約に伴う条項の確認や連絡など長期的に関わります。組織の規模によっては、稟議による承認や押印まで時間がかかることも。

また、契約書に関わる人物への情報共有で、メールやチャット、電話など連絡ツールがわかれている場合は、とくに煩雑になりやすいです。

総務にとっては早く完了させたいタスクですが、書類作成や契約締結までに関わる人物への連絡が課題となることも少なくありません。

契約に関する手続きや確認事項の連絡は、「セプト！」に登録しておくことで効率化できます。「セプト！」に社員や取引先の人間が登録することで連絡手段を一本化。

さらに、チャットやダイレクトメール、必要であれば取引や案件、契約ごとのコミュニティを作成し、連絡系統をまとめておくことも可能です。

契約に必要な書類や確認事項などをSNS内で共有でき、スムーズなやり取りを実現します。

近年では、電子証明書や電子署名で簡単に取引を完結させられる電子契約も進んでいるため、電子化に伴う連絡ツールのベースとしても大いに役立つでしょう。

出張手配の外部サービスはあるものの、社内規定が多い場合や、外部に委託する予定がなければ、総務が出張手配を行うことが多いでしょう。

出張先の周辺にマンスリーマンションやホテルがあるのか、社内規定で決められている金額で収まるか。

また、広さや間取りは適切かなど、条件の範囲内で宿泊先を確保するには時間がかかるものです。

とくに、社長や会社役員に対する出張手配の場合は、設備やサービスの質に加え利便性もより重視することでしょう。

しかし、他の業務も進めるなか、限られた時間内に宿泊施設の選定や手配の手続きを行う必要があるため、負担となっていることも多いです。

また、定期借家の利用で滞在日数を延長する場合は、再契約の手続きによる契約書類の再作成や稟議の承認が必要です。このような細かな条件変更にも対応するためにも、出張手配の効率化が求められます。

「セプト！」に登録しておけば、マンスリーマンションやホテル開発を行う不動産会社や関連会社の社員とつながることができ、これらの会社が発信する情報から宿泊施設を見つけられるでしょう。

施設の設備やサービスなど、細かな点も確認しやすくなり、出張手配の質はもちろん業務スピードを効率化できます。

さらに、出張エリアや条件を書いた“募集内容”を投稿すれば、宿泊施設を持っている会社からの営業も受けやすくなります。

その他、ハッシュタグを付けたり、出張手配専用のグループを作成したりすれば、より効率的に施設検索ができるでしょう。

また、定期借家の再契約で発生する相談事も気軽に行えるので、出張社員への連絡を進めつつ詳細な稟議書を作成でき、万全の状態で契約を締結させられます。

フットワークの軽い「セプト！」を使って、効率よく手配を完結していきましょう。

総務からみて「良きビジネスパートナーとして協力していけるか」という点は、今後取引や契約を行っていくうえで重要なことです。

自社や顧客に不利益をもたらすことを避けるためにも、信頼に足る会社や人物であるかが心配されます。

たとえば、業務委託先の会社が契約時の内容に沿わない業務を行った場合、何らかのトラブルを発生させ、顧客や社員に対して不満や不安を与えてしまう可能性があります。

場合によっては、委託会社の変更が必要になり、新しい委託先を総務が探すことになるでしょう。後々のリスクを考えて、できる限り会社や担当者のことは知っておいたほうが賢明です。

その他、総務担当者の業務のなかで発生した不明点、専門業者への相談が必要な確認事項など、仕事をスムーズに進めるためにも心強いビジネスパートナーの存在が望まれます。

会社間で行うメールや電話、限られた時間での顔合わせだけでは、人柄や社風はわかりにくいものです。

SNSである「セプト！」であれば、「レベル」という信頼度を数値化した機能により、登録者が設定したプロフィールや投稿だけではわかりにくい“客観的な評価”を可視化します。

「レベル」は投稿に対する「いいね！」数で決定される機能です。有益で信頼できる情報を投稿している、投稿数が多くアクティブな活動をしている場合は、必然的に「いいね！」数も増えてレベルも上がります。自分自身だけでは判断に困る場合は、第三者の評価も参考にして“信頼に足る人物”を探しだせます。

その他、興味領域が垣間見えるプライベートな一面など、自由な内容を継続的に投稿・閲覧できます。

個人単位で人柄を知ることができるので、パートナー選びに慎重になっている場合は、貴重な情報源として役立つでしょう。

ただし、ビジネスパートナーと協力していくためには、相手方にも安心してもらえるよう自身のプロフィール内容の充実や、積極的な投稿が必要です。

自身の信頼度も上がれば自然と周囲に協力者が集まり、より効率的な業務ができることに加え、新たなソリューションを生みだせるかもしれません。

総務の課題となりがちな契約周り、出張手配、ビジネスパートナー選びの3つを軸に「セプト！」の使い方を紹介してきました。

社外と社内へ対する業務の幅広さは、総務にとって大きな負担です。

業者との横のつながりを持てる「セプト！」を使って、自身の業務をサポートしてくれるパートナーを探し、グループ作成での管理や連絡手段として効率的に利用していきましょう。